Forpersonskab i stedet for formand!?!

Vi er 11 birkevængere som har stillet forslag til generalforsamlingen om at ændre vedtægterne, så vi får et forpersonskab på 3 personer i stedet for en formand.
Hvis forslaget vedtages, vil det ændre bestyrelsesarbejdet og derfor vil vi vil gerne invitere til et møde i fælleshuset for en åben snak om vores forslag.

Vi mødes i fælleshuset på søndag den 9. marts fra kl. 19 og slutter omkring kl. 20 / 20:30.

Baggrunden er, at vi ønsker at fordele formandens arbejde (og honorar) på 3 personer frem for en enkelt person. Læs vores motivation for forslaget herunder, eller i det omdelte generalforsamlingsmateriale.

Forslagsstillere er: Grethe Berit Wissing, 1, Nina Bondo Mønster, 32, Rikke Rue & Svend Overgaard, 33, Rune Bjørn, 55, Niels C. Jensen, 89, Emil Sonne, 109, Lone Tonsgaard, 167, Claus Sølvsteen, 184, Dorthe Barsøe & Morten Udsholt, 185.

MOTIVATION FOR FORSLAGET
Arbejdsmængden for bestyrelsesarbejdet i Birkevang er stort. Vi har i dag organiseret arbejdet, så en meget stor del af det er lagt på forpersonens skuldre. Det opleves næsten som om, at man skal være enten arbejdsledig, på deltid eller pensionist, for at kunne varetage tillidshvervet som forperson for Birkevang. For det andet betyder det store arbejdspres på en enkelt person helt naturligt, at mange afgørelser i praksis bliver truffet uden at konsultere den øvrige bestyrelse.

De mange driftsopgaver optager så megen tid i bestyrelsen, at den ikke har kræfter til at arbejde mere langsigtet med Birkevangs fremtidige udvikling.

Det finder vi hverken rimeligt eller rigtigt.

Vi foreslår derfor, at forpersonens rolle og opgaver erstattes af et forpersonskab på 3 personer, som tager sig af de løbende driftsopgaver. Forpersonskabet skal dele driftsopgaverne imellem sig og mødes ganske jævnligt om disse opgaver – og selvfølgelig orientere den samlede bestyrelse. De 3 i forpersonskabet er samtidig en del af bestyrelsen i Birkevang.

Eksempler på driftsopgaver for forpersonskabet: Et medlem af forpersonskabet tager sig af de eksterne kontakter såsom advokater, ejendomsmæglere, kommunen og andet. Et andet medlem kunne påtage sig at koordinere opgaverne for bestyrelsens byggeudvalg og sikre kontakt og vejledning til Birkevangs andelshavere om samme emne. Et tredje medlem kunne have en koordinerings-/sekretær funktion for bestyrelsen, øge kommunikation til Birkevang, lave dagsorden med oplæg, skrive referat m.m..

Den samlede bestyrelse vil på den måde få luft og overblik til at koncentrere sig om de større beslutninger og samtidigt øge og forbedre den interne kommunikation til birkevængere. Ved at den daglige drift fylder mindre, vil der også være tid til Birkevangs større dagsordener, såsom vores visioner, langsigtet planlægning, vedligehold, skel-sager, ”udefra kommende trusler” osv. Den slags sager risikerer i dag at drukne i den daglige drift.

Eksempler på diskussioner og opgaver for den samlede bestyrelse kunne også være:
• Hvordan gør vi Birkevang tryggere?
• Hvordan udfolder vi de enkelte af vores visioner i praksis?
• Indlæg fra eventuelle fagpersoner eller visionsudvalg.
• Birkevængere med forslag til temaet kunne inviteres til bestyrelsesmøder og fremlægge deres tanker.
• Temadiskussioner forud for og udarbejdelse af forslag til generalforsamlingen:
• Proaktiv udskiftning af vandledningens?
• Ny asfalt i nord?
• Solceller på fælleshuset.

Ved at fordele forpersonens alt for mange arbejdsopgaver på flere skuldre, vil vi få:
• flere til at tage sig af den daglige drift
• bedre sparring ifbm. de daglige driftsopgaver
• en samlet bestyrelse, der kigger fremad og udvikler Birkevang til noget endnu bedre

I udgangspunktet forestiller vi os at der afholdes det samme antal bestyrelsesmøder som i dag og at forperonskabet mødes og/eller koordinere driftsopgaver på ugeplan.

PS: Vi foreslår under budgettet, at det ”gamle” formandshonorar/løn deles ligeligt mellem forpersonskabets 3 medlemmer.